エステサロンでカウンセリングシートを導入するメリット・デメリット

多くのエステサロンで採用しているのが、カウンセリングシートです。うまく活用することにより、売上アップも期待できます。

 

ですが「そもそもカウンセリングシートとは？」「デメリットもありそう」と感じる方もいるのではないでしょうか。

そこで、カウンセリングシートについて詳しく知りたい方のため、どのような内容なのか、導入するメリットやデメリットは何かについて解説します。

 

この記事を読むことによってカウンセリングシートについての理解が深まり、自サロンに向いているか判断しやすくなるので、ぜひ参考にしてみてください。

エステサロンのカウンセリングシートとは？

 

カウンセリングシートとは、お客様がサロンに対してどのような施術を希望しているのか、どういったコンプレックスや悩みがあるのかなどを知るためのシートです。

初回カウンセリング時、お客様自身にアンケートのような形で書いてもらう方法のほか、カウンセリングしながらスタッフが書く方法があります。

 

カウンセリングシートの設問はお客様のことをよりよく理解できるようなものにしておきましょう。これにより、適した施術の提案につなげられます。

エステサロンがカウンセリングシートを導入するメリット

 

エステサロンでカウンセリングシートを導入することによって、多くのメリットが期待できます。代表的なメリットは以下の3つです。

メリット①顧客のニーズを把握できる

 

お客様にとって満足してもらえるような施術を提供するためには、ニーズを正しく把握する必要があります。カウンセリングシートの内容を深掘りしていくことにより、どのようなニーズを抱えているのか判断しやすくなるでしょう。

 

また、複数のお客様から同じような希望や悩みが出てきた場合、そのニーズに合わせた新メニューの提案などにもつなげられます。

メリット②顧客とのコミュニケーションがスムーズになる

 

顧客であるお客様と適切なコミュニケーションを取るのにもカウンセリングシートが役立ちます。改善したい生活習慣や、気になっていること・趣味などの情報を教えてもらえれば、施術中の会話が盛り上がりやすくなるでしょう。

特に初めて来店されたお客様は情報が少ないです。カウンセリングシートが少ない情報からうまくコミュニケーションを取るための手助けをしてくれます。 

メリット③スタッフ同士で情報を共有できる

 

オーナーが一人で経営しているエステサロンではなく、スタッフを雇っている場合はスタッフ同士での情報共有にもカウンセリングシートが役立ちます。

 

例えば、いつも担当しているスタッフが休みなどの理由から、他のスタッフが施術を担当することもあるでしょう。カウンセリングシートでお客様について細かく情報を記載しておけば、すでに他のスタッフが聞いたことなどを質問してしまう可能性も少なくなります。

 

例えば、追加のオプションを提案して断られているのに、再度提案してしまうようなリスクが減ります。他にも、施術に関する希望や、注意しておかなければならないことなどもカウンセリングシートで共有可能です。

エステサロンがカウンセリングシートを導入するデメリット

 

カウンセリングシートはとても便利なものではありますが、導入にあたりデメリットといえることもあります。以下の2点を確認しておきましょう。

デメリット①個人情報の徹底管理が求められる

 

カウンセリングシートには、さまざまな個人情報が記載される形となります。氏名や住所などの基本情報のほか中にはコンプレックスや悩みに関する項目もあるため、絶対に外に漏れないように適切に管理を行わなければなりません。

 

万が一、カウンセリングシートを紛失してしまった、情報が漏えいしてしまったとなれば、サロンとしての信用を大きく失ってしまいます。

場合によっては賠償問題に発展する可能性もゼロではありません。徹底管理しなければならず、そのための手間がかかったり、ルール作りが必要になったりするのはデメリットです。

デメリット②保管場所を用意しなければならない

 

重要な個人情報が記載されていることもあり、保管場所にも注意が必要です。保管場所のセキュリティ性を高め、情報漏えいの防止につなげましょう。

多くのエステサロンでは紙のカウンセリングシートを用意していましたが、近年は電子データで保管するところも増えています。電子カルテとして保管する場合、保管場所の問題がなくなるので、電子システムの導入について検討してみるのも良いでしょう。 

カウンセリングシートの項目

 

カウンセリングシートに記載する内容はエステサロンによって違います。

ここでは、代表的な項目を解説します。

項目①個人情報

 

個人情報として、名前や住所、生年月日、年齢、電話番号などを尋ねます。お客様のことは名前で呼ぶようにすると、親近感を持ってもらえるでしょう。

また、特別感を演出することにもつながります。

 

それから、生年月日を聞いておくと、お誕生日クーポンなどを配布する際に役立ちます。自宅やメールアドレス宛にお知らせやダイレクトメールを送りたいと考えているのであれば、それらを希望するか確認する項目も作っておきましょう。

特に紙でのお知らせは送って欲しくないと考える方もいるので、注意が必要です。 

項目②健康状態

 

健康状態に関する質問も必ず入れておいた方が良いです。例えば、アレルギーがあるか、妊娠しているか、どこか痛みを感じる箇所はあるかなどです。

 

エステサロンではラジオ波やキャビテーションを用いた施術を行うこともありますが、これらは妊娠している方には使用できません。健康状態を確認しておくことにより、施術に関するリスクを回避することにもつながります。

 

注意点として、お客様自身に健康状態を正しく報告することの重要性を理解してもらうことが大切です。禁忌事項については、カウンセリングでもよく説明しましょう。

カウンセリングを受けた時点では妊娠していなかった方でも、リピーターとなって継続して通っているうちに妊娠することがあります。あらかじめどのようなリスクがあるのか伝えておくことによって、自己申告にもつなげやすくなるでしょう。

 

他にも、生理中の方はサーマルフラクショナルやハイフなどの施術が向いていません。初回のカウンセリング時だけではなく、毎回体調を聞いたり、生理ではないか確認したりするなどの対策も必要です。 

項目③エステの経験有無

 

これまでエステに通った経験があるかも確認しておきたいところです。経験がある方には、どのような施術を受けたのかも確認しておきましょう。

 

例えば、近隣のエステサロンに通っていたとの回答が返ってきた場合、そのエステサロンでは満足できなかった何らかの理由があると考えられます。
施術の内容や得られた効果、エステサロンを変更する理由となった不満点などを聞くと、その方が求めている施術をより深く理解できるでしょう。 

項目④生活習慣

 

お客様がどのような生活習慣を送っているのか質問するのにも、カウンセリングシートが役立ちます。生活習慣は、その方の体調や肌状態、体型などと大きく関係しているポイントです。

 

例えば、美肌に関するメニューを提案したとしても、食生活が乱れていて栄養バランスが悪い、睡眠時間が極端に不足しているといった場合は十分な効果が期待できません。

 

特に注意したいのが、痩身関連のメニューを提供する場合です。痩身の効果を十分に出すためには、お客様自身の生活習慣も見直してもらわなければなりません。

生活習慣を確認して暴飲暴食の癖があることがわかった場合は、それを控えてもらうことなども伝えましょう。

 

また、現在使用しているケア用品なども確認しておくのがおすすめです。肌荒れなどに悩んでいるお客様の場合、普段使用しているケア用品が合っていない可能性なども考えられます。

 

生活習慣や普段使っているケア用品を知ることによって、そのお客様に適した施術を提案しやすくなるでしょう。

項目⑤店舗を知ったきっかけ

 

店舗を知ったきっかけを確認すると、効果が出ている宣伝方法などを把握しやすくなります。

 

例えば、Webでの宣伝にお金をかけているのにほとんどの新規来店が知り合いからの紹介によるものだったとします。こういったケースでは、Webでの宣伝方法を間違えている可能性が高いです。

また、知り合いからの紹介効果が高いと感じるのであれば、友達紹介制度などを導入し、さらに紹介に力を入れるのも良いでしょう。

▶参考記事：エステサロンのキャンペーンとは？メリットや流れについて解説

カウンセリングシートを書くときのコツ

 

カウンセリングシートを書く際には、いくつかコツがあります。以下の3点を確認しておきましょう。

コツ①顔やボディの絵に書き込む

 

体やボディのどの部分に悩みを抱えているのかわかりやすくするため、顔・ボディが描かれた絵を用意し、該当箇所に丸を付けてもらうのがおすすめです。

スタッフがカウンセリングシートを書く場合は、該当箇所を自身の体で示してもらいましょう。

 

「どの部分にどのような悩みを抱えているか？」などの設問もする方法もありますが、言葉ではうまく伝えられなかったり、文章にするのが面倒に感じてしまったりする方もいます。

絵に丸をつけてもらい、あとは口頭で確認するとわかりやすいです。 

コツ②サービスに利用できる情報を書く

 

施術を提供するにあたり、活用できそうな情報もカウンセリングシートで確認しておきましょう。例えば、施術中にどのように過ごしたいかについてです。

「美容に関する知識をいろいろ教えて欲しい」という方もいれば「必要最低限の会話で済ませたい」という方もいます。どちらに該当するのかカウンセリングシートで確認しておけば、それぞれに合わせて対応できるでしょう。

 

他にも、施術中や施術を受けたあとにお出しする飲み物の好みなども確認しておくのがおすすめです。ホットにするか、アイスにするかなどは季節によっても希望が変わってくるので、その都度確認しましょう。 

コツ③回答しやすい質問構成を意識する

 

お客様にカウンセリングシートを書いてもらう場合、回答しやすい質問構成を意識しましょう。

 

例えば、すべての項目において文章で書いてもらうと、とても面倒に感じてしまう方もいます。「はい・いいえ」で応えられるものを中心にするのも一つの方法です。カウンセリングシートを作成したあとはお客様目線になって応えやすいか確認しましょう。

カウンセリングシートの管理方法

 

カウンセリングシートは適切に管理していくことが重要です。紙のほか、アプリでの管理も可能です。個人情報なども掲載されているので、以下のような形で管理していきましょう。

紙で管理

 

紙で管理する場合、セキュリティにこだわりましょう。情報量が5,000人を超える場合は個人情報保護法の取扱事業者となります。そのため、鍵つきの保管場所で管理者を限定しなければなりません。

ただ、重要な情報が掲載されていることを考えると、こちらのケースに該当しなくても鍵つきでの保管をおすすめします。

 

アプリで管理

 

アプリで管理する場合も同様にセキュリティ性が高いものを選びましょう。紙と比較して書類の保管場所を確保する必要もないので、管理もしやすくなります。

 

ただ、システムに何らかのトラブルが発生してしまった場合、一時的に情報にアクセスできなくなる可能性があります。お客様が来店している際に情報にアクセスできず、紙での情報も全く残っていないといったことになると大変です。

適切な対応ができなくなる可能性もあるので、電子データで保管する場合はシステムトラブル時の対応も検討しておきましょう。

 

 

活用できる場合は導入を検討しよう

 

いかがだったでしょうか。エステサロンで導入を検討したいカウンセリングシートについて紹介しました。

どのようなメリットやデメリットがあるのか、自サロンに向いていそうか見えてきたかと思います。

 

必ずしもすべてのケースで向いているとはいえません。導入することによってメリットが大きいと感じる場合は取り入れてみると良いでしょう。

 

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